O que é o controle de estoque?
O controle de estoque refere-se à supervisão de todos os produtos em um empreendimento. Isso implica no monitoramento das entradas e saídas desses produtos, verificando a quantidade correta, validade e outros detalhes, com o intuito de evitar prejuízos.
Manter um estoque organizado oferece vantagens à empresa, além de prevenir perdas. Isso ocorre porque os processos se tornam mais eficientes, facilitando as vendas e a organização de atividades internas.
É crucial lembrar que os produtos são ativos da empresa, ou seja, bens de posse da empresa que podem ser convertidos em recursos monetários.
Como administrar o controle de estoque?
Existem diversas abordagens para controlar o estoque. Algumas são mais precisas e práticas, como um sistema de gestão de estoque. Vejamos as formas de efetuar esse controle.
Controle manual
Qualquer método de controle é válido. No controle manual, é necessário identificar quais produtos a empresa vende, quais estão em estoque, os valores de compra, venda e as movimentações correspondentes. Especificar unidades de medida também é útil.
Pode-se criar uma página para cada produto ou mês e inserir os dados pertinentes para o controle.
Planilha de Controle de Estoque
Uma planilha de controle de estoque segue os mesmos princípios do controle manual, mas é elaborada em um programa de planilhas no computador. Ela pode ser organizada com detalhes do produto e movimentações mensais.
Contudo, não é necessário começar uma planilha do zero. O Finanze possui uma planilha de controle de estoque disponível para download gratuito.
Sistema de gestão de controle de estoque
A maneira mais completa de administrar o controle de estoque é através de um sistema. Basta inserir informações sobre o produto, e o sistema faz o resto. Cada venda registrada no sistema resulta na dedução do produto do estoque, conforme registrado.
Esse sistema também oferece vários relatórios para aprimorar o controle, como identificar quantos itens precisam ser adquiridos a partir do estoque mínimo, ou quais produtos são mais lucrativos, usando a curva ABC.
Importância do controle de estoque
Manter um estoque organizado faz toda a diferença em um negócio. Com dados completos sobre os produtos em estoque, é possível criar promoções e aumentar as vendas. Também facilita a análise das entradas e saídas, contribuindo para o controle do fluxo de caixa. Isso ajuda a evitar excesso ou falta de produtos.
No entanto, o controle de estoque não serve apenas para aumentar os lucros. Uma gestão eficaz pode prevenir perdas que podem resultar de um controle inadequado. Por exemplo, no caso de produtos perecíveis, uma gestão inadequada pode levar à perda de itens vencidos. É por isso que métodos como PEPS e UEPS são recomendados.
Não se trata apenas de produtos perecíveis. Às vezes, acredita-se erroneamente que os produtos mais vendidos são os mais rentáveis. Mas existe um método de controle de estoque que calcula tanto o lucro quanto a movimentação do produto: a curva ABC.
Outra vantagem desse controle é a possibilidade de sair na frente da concorrência, oferecendo produtos exclusivos.
Métodos de controle de estoque
Independentemente se o controle é manual, por planilha ou por um sistema de gestão, é importante conhecer métodos de controle. Vale ressaltar que apenas PEPS, UEPS e o Custo Médio são aceitos pelo Fisco. Vamos entender mais sobre eles.
PEPS
PEPS significa Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair. É um processo simples: os produtos são retirados em ordem cronológica, ou seja, o primeiro produto a entrar é o primeiro a sair.
Esse método é amplamente utilizado e é especialmente útil para produtos perecíveis, mas não se limita a eles, pois evita desperdícios.
UEPS
Ao contrário do PEPS, UEPS significa Último a Entrar, Primeiro a Sair. Nesse método, os itens que entraram por último são os primeiros a sair em uma venda. Ele prioriza produtos mais caros, se for o caso. No entanto, não é adequado para produtos perecíveis.
Custo médio
O método do custo médio, também conhecido como Média Ponderada Móvel ou Preço Médio Ponderado, envolve somar os valores dos produtos em estoque com os valores dos produtos novos, e dividir pelo total de produtos. Esse valor é utilizado nos cálculos de venda e na dedução do IRPF.
Estoque mínimo
O estoque mínimo é um acréscimo além da quantidade mínima exigida. Ele serve para repor produtos em caso de aumento de vendas, por exemplo.
Just in time
O Just in Time, ou “Na Hora Certa”, significa manter um estoque mínimo. Isso ajuda a reduzir os gastos internos.
Curva ABC
A curva ABC categoriza os produtos em três grupos:
A: Produtos principais da empresa, mais rentáveis e com um giro razoável.
B: Produtos com giro razoável e bom faturamento.
C: Produtos com giro limitado e faturamento moderado.
